Comment les importateurs doivent-ils conserver les documents et dossiers d'enquête DDS pour la vaisselle jetable ?
En tant que fabricant spécialisé dans la vaisselle jetable en bois et en papier, nous collaborons régulièrement avec les importateurs de l'UE pour garantir la conformité au système de diligence raisonnable (DDS). Parmi tous les aspects de la conformité, la conservation adéquate des documents DDS est une étape essentielle, mais souvent négligée. Elle facilite non seulement le passage des contrôles douaniers de l'UE aux importateurs, mais constitue également une preuve essentielle pour résoudre les litiges en cas de risques pour la chaîne d'approvisionnement. Ce blog détaille les principes fondamentaux, les exigences spécifiques et les conseils pratiques pour la conservation des documents DDS, adaptés aux caractéristiques de la vaisselle en bois et en papier.
Pourquoi le stockage des documents DDS est-il important pour les importateurs d'articles de table ?
Pour la vaisselle jetable (notamment les produits en bois et en papier), les documents DDS ne sont pas de simples documents administratifs : ils attestent de la légalité des matières premières (par exemple, si le bois provient de forêts non déforestées, si la pâte à papier est issue d'exploitations forestières illégales) et de la sécurité des produits finis (par exemple, la présence de résidus de formaldéhyde dans la vaisselle en bois, de métaux lourds dans les revêtements en papier). Conformément au Règlement (UE) 2023/1115 (RDUE), les importateurs qui ne conservent pas correctement les documents DDS s'exposent à des sanctions telles que la saisie, des amendes, voire l'interdiction d'accès au marché de l'UE.
Documents essentiels à conserver : adaptés à la vaisselle en bois et en papier
Différents matériaux nécessitent des documents DDS spécifiques ; les importateurs doivent les classer et les stocker pour éviter toute omission. Voici une liste de contrôle spécifique à chaque matériau :
Matériau de la vaisselle | Documents DDS à conserver absolument | Notes clés |
Vaisselle jetable en bois | 1. Certification FSC/PEFC pour les sources de bois 2. Rapports de test d'émission de formaldéhyde (conformément au règlement UE n° 10/2011) 3. Permis d'abattage et données GPS de localisation d'exploitation 4. Certificats de fumigation | Mettez en avant la « correspondance des essences de bois » : assurez-vous que les essences de bois certifiées FSC correspondent à celles des rapports de test. |
Vaisselle en papier jetable | 1. Certification PEFC/CFCC pour les sources de pâte à papier 2. Déclaration d'origine des fibres (éviter la déforestation illégale de la pâte à papier) 3. Rapports de test sur les métaux lourds (plomb, cadmium) 4. Déclarations de conformité des revêtements en contact avec les aliments | Stockez les factures d’achat de pâte spécifiques à chaque lot pour retracer les liens de la chaîne d’approvisionnement. |
4 exigences clés pour le stockage de documents DDS
Les réglementations de l'UE et les meilleures pratiques du secteur établissent des normes claires pour le stockage des documents DDS. Les importateurs doivent respecter ces quatre exigences :
1. Durée de stockage : minimum 5 ans
Conformément à l'article 18 du RDUE, les documents DDS doivent être conservés pendant au moins cinq ans à compter de la date d'entrée des articles de table dans l'UE. Pour les commandes à long terme, prolongez la conservation à deux ans après la dernière expédition du même lot afin de couvrir les éventuelles inspections post-commercialisation.
2. Format : Double stockage (physique + électronique)
• Copies physiques : utilisez des dossiers sans acide pour stocker les documents originaux (par exemple, les certificats FSC signés, les rapports de test originaux) dans une armoire sèche et ignifuge, afin d'éviter toute décoloration ou tout dommage.
• Copies électroniques : convertissez les documents au format PDF/A (pour une lisibilité à long terme) et stockez-les sur des plateformes cloud cryptées (par exemple, Dropbox Business, Microsoft SharePoint) avec des contrôles d'accès (seul le personnel autorisé peut les consulter/modifier).
3. Traçabilité : système d'étiquetage clair
Chaque pack de documents doit être étiqueté avec un identifiant unique, suivant le format :
Type de matériel - Numéro de lot - Catégorie de document - Date de stockage
Exemple : « Cuillères en bois - B202405 - Certification FSC - 10/05/2024 »
Cela permet aux importateurs de localiser des documents spécifiques en 10 minutes lors des inspections douanières.
4. Intégrité : aucune altération ni omission
Tous les documents doivent conserver les signatures, tampons et données de test originaux. Si un document doit être mis à jour (par exemple, renouvellement de la certification FSC), conservez l'ancienne et la nouvelle version avec une note de mise à jour de version pour assurer la continuité.
Conseils pratiques pour les importateurs : collaborer avec les fabricants
En tant que fabricant d'articles de table, nous recommandons aux importateurs de collaborer avec nous pour optimiser le stockage des documents.
Pour les importateurs de vaisselle jetable en bois et en papier, le stockage des documents DDS n'est pas seulement une obligation de conformité : c'est un véritable filet de sécurité pour la stabilité de l'entreprise. En classant les documents par matériau, en respectant les exigences de stockage de l'UE et en collaborant étroitement avec les fabricants, les importateurs peuvent faire de la gestion documentaire un avantage concurrentiel et instaurer la confiance des distributeurs et des consommateurs de l'UE.
